The Village рассказывает о хороших привычках и простых действиях, делающих в конечном счете жизнь лучше. В новом выпуске — несколько правил, которые помогут избавиться от миллиона непрочитанных сообщений в рабочей почте.

Маша Шаталина

шеф-редактор The Village, редактор разделов «Дом» и «Дети»

Почта и мессенджеры — по сути, основные рабочие инструменты редактора. Ежедневные 500+ непрочитанных сообщений (веерная рассылка от информагентств, реклама, непонятные предложения, неактуальные подписки и откровенный спам) не дают мне расслабиться и сосредоточиться на текущих делах: среди них обязательно будут важные письма, которые никак нельзя пропустить.

Что я делаю, чтобы не пасть под завалом писем? Для начала — пара простых правил С. Дж. Скотта, эксперта по личной эффективности, автора книги «Ноль во входящих: Проверенные методы управления электронной почтой». Во-первых, электронная почта не подразумевает моментального ответа, в отличие от мессенджеров, поэтому привычка постоянно ее просматривать — это просто один из видов невроза. Во-вторых, абсолютно все письма можно условно разделить на четыре категории: «удалить», «делегировать», «ответить» и «перенести в список задач».

 Я не пользуюсь почтовым клиентом на ноуте — нет отвлекающих пушей о новых письмах, — а почту в браузере просматриваю в среднем раз в час.

 Трачу на непрочитанные сообщения пять минут: сразу удаляю ненужные и обрабатываю те, на которые можно ответить меньше чем за 30 секунд. Я называю это «не задерживать мяч у себя»: если что-то нужно обсудить с редакторами других разделов, отдать в отдел маркетинга с просьбой договориться об инфопартнерстве или переслать коллегам из новостей, то это делается парой кликов и буквально двумя-тремя фразами.

 Использую ярлыки — так в общем потоке непрочитанного сразу видны цепочки писем, которые уже в работе: съемки, общение с экспертами, разбор материалов с авторами и так далее. Ярлыки довольно общие: «Дом» и «Дети» — все материалы для соответствующих разделов, «Эксперты» и «Мероприятия» — контакты спикеров и события для подборок на сайт или те, которые нужно внести в календарь. У каждого ярлыка свой цвет, а у одной цепочки писем может быть до четырех разных ярлыков.

 Отдельно стоит сказать о ярлыке «Большие письма»: им помечаются все входящие объемом больше 500 килобайт (возможно, надо понизить и этот порог) — такие письма я просматриваю и удаляю в первую очередь, чтобы не засорять почту.

 Все, на что нельзя ответить быстро, кидаю в «Черновики». Раз в день, обычно ближе к вечеру, когда можно спокойно и вдумчиво написать ответ, разбираюсь с этой папкой: после работы в ней остаются только шаблонные ответы и черновик с идеями материалов.

Вероятно, пустой почтовый ящик — это тоже своего рода невроз и точно признак контрол-фрика, но навести в почте порядок и не доводить ситуацию до «почтового банкротства» (еще одно выражение С. Дж. Скотта, означающее удаление всех писем без разбора. — Прим. ред.) вполне реально.

Обложка: rawpixel