Как организовать марафон на 30 миллионов тенге

Трейлраннинг — спортивная дисциплина, подразумевающая бег по природному рельефу — горам, пустыням и лесам. В Америке и Европе ежегодно проходят трейлраннинговые марафоны. Например, ультрамарафоны Вестерн Стейтс в США или Монблан Ультратрейл.

В Казахстане с мая 2015 года проводятся Home Credit Tengri Series, которые с 2017 проходят при поддержке Банка Хоум Кредит. Это серия забегов на пересеченной местности. Сюда входят такие марафоны как Home Credit Tun Run, Home Credit Alatau Trail, и ультрамарафоны Home Credit Irbis Race и Home Credit Tengri Ultra.

Редакция The Village встретилась с представителем команды «Экстремальная Атлетика» Вадимом Винокуровым и представителем Банка Хоум Кредит Адильбеком Махмед и узнала, как организовывать масштабные забеги по пересеченной местности и почему важно развивать трейлраннинг в Казахстане.

Адильбек Махмед

Руководитель службы по связям с общественностью Банка Хоум Кредит

Home Credit Tengri Series — это не просто серия трейлмарафонов, но и отличный повод провести свободное время на природе. В прошлом году Марафон Великой Степи успешно преодолели 1056 спортсменов, а в самом лагере было 3000 человек.

Впервые мы поддержали данную инициативу в 2017 году. Помимо благодарностей от участников и организаторов за поддержку активности, нам удалось дать толчок в развитии массового трейлраннинга — с каждым разом старты бьют свои прошлогодние рекорды по участникам и посетителям. Все старты Home Credit Tengri Series имеют сертификацию International Trail Running Association. Home Credit Irbis Race — единственный в Казахстане и один из двух в СНГ имеет квалификацию International Skyrunning Federation

Марафон на пересеченной местности трудно сравнивать с «асфальтными марафонами». Горный забег уникален и зависит от ландшафта и высоты местности над уровнем моря. Внимание иностранных гостей привлекает проведение забегов на пересеченной местности по степи. Согласитесь, не каждый день удается пробежаться Тамгалы Тас. Неотъемлемой частью в трейле является и свежий воздух, которого так не хватает в мегаполисах.

Мы закрепили за банком имидж партнера трейлраннинговых марафонов и продвигаем его в массы. Последние месяцы в Алматы проходят в среднем по два городских забега и марафона, поэтому мы решили дифференцировать партнерские программы и поддержать такую активность.

Одной из ключевых ценностей нашей корпоративной культуры является «ориентированность на результат» — все марафоны из серии являются вызовом для сотрудников, и мы поддерживаем это. Порядка 30 сотрудников участвует в каждом забеге. Думаю, Home Credit и Tengri Series уже давно для всех стали синонимами.

Вадим Винокуров

Со-основатель объединения «Экстремальная Атлетика» Вадим Винокуров рассказал редакции 10 ключевых советов по организации крупных спортивных ивентов.

Выбор даты

Выбор даты зависит от нескольких факторов. Первый — это здравый смысл и пригодность места к определенному времени года. Нельзя проводить Home Credit Tengri Ultra летом из-за сильной жары в степи, а зимой — из-за снега и бурь, то есть остается только весна. В горах, например, лучше проводить мероприятия зимой или летом, потому что осенью и весной там сильная слякоть. Второй фактор — наблюдать за другими мероприятиями в городе и мире, чтобы не было пересечений. У центральных организаторов Казахстана и Кыргызстана есть общий календарь, где мы стараемся друг другу не мешать и подстраивать даты мероприятий. Никто не ставит спортивное событие под другие марафоны или не совмещает два внетрассовых забега в один день. Третье — отслеживать насыщенность праздников мероприятиями. Если на это время выпадает несколько похожих событий, тем меньшей популярностью будет пользоваться забег.

Выбор местности

Местность выбирается каждый раз исходя из собственного опыта. Например, бегаешь по определенной территории — понравилось, поэтому выбираешь именно ее. Какой-то особой техники в поиске места нет.

Специальных разрешений на проведение забега брать не нужно, если он не проходит на территории заповедных зон. Если же событие проходит в нацпарке, мы оплачиваем за каждого участника как за гостя парка и проводим марафон. Главное условие при проведении массового мероприятия — присутствие скорой, полиции и пожарной.

Согласование акимата

Мы обращаемся в акимат и пишем заявку, чтобы запросить скорую помощь или пожарных. На каждое мероприятие мы запрашиваем один экипаж полиции и пожарных и минимум два экипажа скорой. Обычно срок согласования — две недели.

Иногда сроки согласования увеличиваются в зависимости от масштаба мероприятия. Например, для того чтобы организовать велогонку, нужно вносить событие в годовой календарь, который и согласовывается в течение года. Службы отмечают, какие улицы будут перекрыты, и процесс занимает длительное время.

Местные власти всегда идут на встречу при организации спортивно-массовых мероприятий и не ставит никаких препонов.

Страховка и безопасность

Мы всегда предпринимаем общие меры безопасности: ставим реанимобиль на старте и машины для эвакуации, просчитываем количество воды, размещаем волонтеров на каждом участке, предоставляем страховые полисы. На каждое соревнование есть список обязательного снаряжения. Например, на Home Credit Tengri Ultra это вода и спасательное одеяло.

В зависимости от погодных условий нагрузка на безопасность участников меняется. Например, во время жары каждый контрольный пост оснащен машиной для эвакуации. Или мы предлагаем солевые таблетки, чтобы избежать судорог в жаркое время года. Если же забег горный, предусматривается эвакуация вертолетом, которая входит в страховой полис забега.

У нас есть специальная договоренность со страховой компании, согласно которой вертолет прилетает по любому звонку — даже если нет угрозы для жизни человека.

Расчет бюджета

Бюджет рассчитывается по одному принципу. Все,что получает участник, внесено в его стартовый взнос — допустим, экипировка на 5 тысяч тенге. В стандартный пакет участника входят стартовый номер, крепления к номеру — булавки или ремешок, питание по трассе, аптечка, услуги хронометража (электронный, контактный, бесконтактный, ручной). Некоторые спонсоры предусматривают подарки — сувенирные майки и различные сертификаты.

Для каждого забега мы предоставляем различные удобства, например, на Home Credit Tun Run вся дорога была размечена светящимися маячками, а участникам раздавались бесплатные светящиеся браслеты. Эти затраты также включены в смету забега.

Со стартового взноса мы не имеем никакой выгоды, все дополнительные мероприятия — ярмарки и концерты — проходят за счет спонсоров. Например, бюджет Home Credit Tengri Ultra — 30 миллионов тенге. Эти деньги ушли на организацию мероприятия, на заработную плату и на рекламу.

Поиск волонтеров

Мы публикуем информацию о поиске волонтеров в социальных сетях. Каждый желающий может подать заявку, позже человека приглашают на собеседование. Именно на интервью мы понимаем, кто и на что способен, готов ли человек быть волонтером.

Наши волонтеры — очень стойкие люди, способные круглосуточно стоять в любой точке земного шара, несмотря на погоду. Мы проводим специальные и обязательные курсы по оказанию первой медицинской помощи и различные тренинги, которые способствуют улучшению скилов.

Строгой проверки волонтеров нет, так как каждому доверена определенная задача: посадить, направить, покормить и так далее. Есть категория волонтеров, где человек должен взять ответственность. Например, закупить что-то. Эта работа оплачивается как заработная плата.

Регистрация участников

Раньше, когда людей было мало, мы регистрировали людей на месте или через гугл-форму. Сейчас же мы используем специальные регистрационные формы, которые проще заполнять. Чем легче процедура для человека, тем сложнее система регистрации. Например, для последних забегов мы создали отдельный сайт и платежную систему. Есть колл-центр, справочный мейл и аккаунты в социальных сетях, куда люди смогут обратиться, если возникнут вопросы.

Угадать точное количество участников невозможно: иногда происходит недобор, а иногда в последний день регистрации сыплются сотни заявок.

Когда организационные моменты завершены, необходимо распространить информацию о марафоне. Мы применяли разные каналы, и в итоге остановились на социальных сетях. Сейчас используем платную рекламу, распространяем анонсы в тематических спортивных блогах и чатах. К тому же никто не отменял сарафанное радио: люди приходят на забеги по рекомендациям других участников.

Проведение марафона

В день проведения марафона мы составляем чеклист, чтобы проверить готовность территории и волонтеров. Чеклист состоит из больших задач, которые в свою очередь делятся на мелкие — они отличаются в каждом забеге.

Это полиграфия, пункты питания, маркировка трассы, трансфер участников и постройка стартового/финишного городка. В зависимости от соревнования эти пункты делятся на мелкие задачи. Например, трансфер: на Или нужно подготовить один вид автобуса, на Ирбис — другие автобусы. Или стартовый городок: разборный он будет или неразборный. Например, на Home Credit Tengri Ultra мы строили целый городок, а на Home Credit Irbis Race — городок был кочующим.

после марафона

По окончании марафона обязательно нужно убедиться, что все участники финишировали и никому не нужна помощь. После нужно собрать все, что находится по трассе и убрать маркировку. Сбор маркировки может затянуться на месяц, потому что сразу после марафона невозможно убрать всю разметку — ведь маршрут может быть 70 километров.